Hacer frente a los costos operativos es una parte necesaria para hacer negocios en cualquier industria. Eso no se puede negociar.
Sin embargo, no es necesario simplemente aceptar los altos costos operativos y los bajos márgenes de beneficio como algo dado.
La gestión inteligente de costos le permite minimizar los gastos operativos típicos de un hotel y conservar una mayor parte de sus ingresos. Esto aumenta su rentabilidad y lo prepara para el éxito a largo plazo.
La tecnología hotelera moderna puede marcar una enorme diferencia en este sentido, así que analicemos los principales costos a los que se enfrenta su propiedad y cómo la tecnología puede ayudarlo a administrarlos.
¿Cuáles son los costos operativos típicos de un hotel?
En resumen, los gastos operativos típicos son lo que cuesta mantener su hotel en funcionamiento. Esto incluye todo lo que gastas en el mantenimiento de tu propiedad, el pago del personal y la prestación de servicios.
Dado que se trata de una definición amplia, analicemos más detenidamente cómo puedes desglosar y analizar los diferentes tipos de gastos. En primer lugar, hay dos categorías importantes: costos fijos y variables.
La diferencia entre costos fijos y variables
Los costos fijos son los mismos todos los meses, independientemente de la demanda o del nivel de ocupación. A menudo, también representan sumas considerables y no se pueden reducir fácilmente.
Ejemplos de costos operativos fijos en un hotel:
- Impuestos a la propiedad, seguros, etc. — Estas y otras tarifas administrativas siempre formarán parte de la actividad empresarial.
- Alquiler o hipoteca — Este suele ser el costo fijo único más alto de cada mes.
- Facturas como cable, internet y teléfono — Estas son necesidades no negociables tanto para el personal como para los huéspedes.
- Salarios y otros gastos relacionados con la nómina — La compensación de los empleados es un factor de costo importante y puede acercarse a 50% del costo total del hotel según el tipo de propiedad.
- Honorarios de franquicia o administración — Si trabajas con una cadena para implementar ciertas normas y promocionar tu hotel a través de su red de distribución, estas tarifas se pagarán mensual o trimestralmente.
Los costos variables, por otro lado, cambian según la ocupación. También es bastante fácil optimizarlos.
Algunos ejemplos de costos operativos variables en un hotel incluyen:
- Costos de alimentos y bebidas — Cuantos más huéspedes les proporciones comida y bebida, mayores serán tus costos.
- Salarios para empleados de temporada y ayuda a corto plazo — Contratación de personal adicional para períodos de máxima demanda o grandes eventos.
- Utilidades — El consumo de agua, electricidad y gas aumenta junto con la ocupación. Esto también puede cambiar según la estación, por ejemplo, si necesitas gas para calentarte durante el invierno o hacer funcionar el aire acondicionado en verano.
- Suministros de limpieza y costos de lavandería — Estos gastos aumentan con cada habitación que vendes.
- Costos de comercialización — Los gastos de marketing suelen ser más altos durante los períodos de baja demanda, cuando hay que esforzarse más para atraer reservas.
- Costos de comisiones en sitios de viajes de terceros — Por cada reserva que reciba a través de las OTAs y otros sitios de terceros, sus pagos de comisiones aumentan.
- Conjunto tecnológico hotelero — Cuantas más herramientas utilices, más tendrás que gastar. Los sistemas heredados obsoletos pueden ser especialmente costosos de mantener.
Cómo las soluciones tecnológicas pueden ayudar a reducir los costos operativos de los hoteles
En la lista anterior, puede ver que cada departamento tiene un potencial de ahorro de costos. Para obtener ganancias rápidas, primero considere reducir los costos variables, ya que la optimización de los costos fijos a menudo requiere una gran inversión de tiempo y dinero.
Existen muchos enfoques para reducir los gastos, como la capacitación del personal, las renovaciones, la actualización de los flujos de trabajo y la implementación de tecnología innovadora. Si bien todas son opciones viables, en la siguiente sección nos centraremos en el poder de las herramientas tecnológicas para reducir costos. Veamos ahora qué soluciones pueden hacerte ahorrar dinero e incluso mejorar la experiencia de tus huéspedes al mismo tiempo.
Plataforma de gestión de huéspedes
Plataformas de gestión de huéspedes, como la que ofrece Tecnologías canarias — ahorra tiempo y dinero al agilizar todo el viaje de los huéspedes con herramientas tecnológicas compatibles con dispositivos móviles, desde antes de la llegada hasta el momento de la salida.
Una plataforma de administración de huéspedes líder en la industria ofrecerá algunos productos tecnológicos clave orientados a los huéspedes, que incluyen:
- Mensajería automática para huéspedes — Conéctese con los huéspedes a gran escala antes, durante y después de su viaje. Usa los mensajes automáticos para proporcionar información útil, responder a las preguntas frecuentes o solicitar comentarios después de pagar. Esto reduce la carga de trabajo de tu equipo y facilita que los huéspedes encuentren lo que buscan.
- Ventas adicionales proactivas y automatizadas — Soluciones de ventas adicionales digitales ofrecen a los viajeros la posibilidad de personalizar su viaje antes y durante su estancia mediante promoción de servicios o mejoras adicionales. Una vez más, la automatización le ahorra tiempo e incluso le da la oportunidad de generar más ingresos.
- Sin contacto registrarse y caja — Las soluciones de registro y salida compatibles con dispositivos móviles ofrecen a los huéspedes más flexibilidad y control sobre su estadía, al tiempo que brindan a la recepción una forma comprobada de crear registros de huéspedes más rápidos y personalizados. Y cuanto más eficiente sea la recepción, más ahorrarás. De hecho, Rosas y Xocolate Boutique Hotel and Spa aumentó la eficiencia del personal en un 35%. Puedes leer su historia aquí.
Como puede ver, aprovechar la tecnología para remodelar el recorrido de sus huéspedes crea la posibilidad de reducir los costos de varias maneras. Las operaciones optimizadas le ahorran tiempo y reducen los costos de mano de obra. Al mismo tiempo, le permiten ofrecer a los huéspedes una experiencia mejor y más personalizada y aumentar los ingresos por servicios complementarios.
Sistema de administración de propiedades
El PMS es el corazón de la operación de su hotel. Un sistema de administración de propiedades moderno, intuitivo y altamente personalizable puede ayudarlo a ahorrar cantidades significativas de dinero simplemente haciendo que su propiedad sea más fácil de administrar. Esto es especialmente cierto para la mayoría de las plataformas actuales basadas en la nube. Además de sus beneficios operativos, las soluciones de PMS modernas no cobran tarifas de configuración ni costos de mantenimiento. Solo pagarás una tarifa plana mensual por tu paquete. Por último, tener un PMS potente crea la base para un sólida pila tecnológica que le ayuda a generar más ingresos y a optimizar aún más las operaciones.
Software de distribución
Dónde y cómo vendes tus habitaciones tiene un impacto significativo en tu rentabilidad. Usa las siguientes herramientas para optimizar tu distribución y conservar una mayor parte de tus ingresos.
- Sistema central de reservas y administrador de canales — Un administrador de canales envía automáticamente las actualizaciones de inventario y tarifas a todos los canales de distribución. Una conexión bidireccional con su CRS envía las nuevas reservas directamente a su PMS y actualiza la disponibilidad en línea de inmediato.
- Sistema de gestión de ingresos e inteligencia empresarial — Juntos, estos sistemas le ayudan a obtener rápidamente datos confiables del mercado y de la competencia, de modo que pueda establecer las tarifas óptimas para los niveles de demanda actuales. También permite realizar previsiones precisas, por lo que puede programar su equipo en consecuencia y optimizar las compras. De esta forma, evitará el exceso de personal y reducirá los residuos.
- Motor de reservas — Una necesidad absoluta, los motores de reservas le permiten obtener reservas directas sin comisiones desde su sitio web. Esta solución también se conecta a su PMS y CRS para que pueda mostrar automáticamente el inventario y las tarifas actualizados. Combinado con un sistema de pago moderno, esto crea un proceso de reserva sencillo para los huéspedes y el personal.
En resumen, estas herramientas ayudan a su departamento de gestión de reservas e ingresos a ahorrar un tiempo valioso, a ofrecer habitaciones a precios óptimos y a generar más reservas. E incluso los equipos de atención al público se benefician porque pueden planificar mejor sus operaciones.
Sistemas de ingeniería y mantenimiento de propiedades
La implementación de las siguientes opciones requiere una inversión mayor que los pasos anteriores, pero el ROI vale la pena.
- Sistemas HVAC modernizados — Los sistemas HVAC más nuevos son más eficientes desde el punto de vista energético y algunos incluso pueden reciclar el aire caliente de la lavandería o las cocinas para calentar el agua o las habitaciones.
- Tecnología en la habitación — Los sensores de ocupación pueden atenuar o apagar las luces y bajar el aire acondicionado o la calefacción cuando la habitación está vacía. Esto reduce los costos de energía y las emisiones.
- Mantenimiento proactivo — La supervisión del consumo de energía y el rendimiento del sistema le permite detectar los problemas con anticipación y realizar las reparaciones antes de que el problema se vuelva demasiado difícil de resolver. Las nuevas soluciones tecnológicas pueden incluso poner de manifiesto los aspectos en los que es necesario actuar, de modo que los problemas ni siquiera tengan la oportunidad de surgir.
Hoy en día, la tecnología ofrece muchas oportunidades para reducir los gastos operativos típicos de los hoteles. Las herramientas tecnológicas adecuadas pueden ser especialmente eficaces a la hora de abordar los principales factores de coste a los que se enfrentan los hoteles: la mano de obra y el uso de los recursos. Además de eso, muchas de las soluciones también crean nuevas oportunidades para generar ingresos y deleitar a tus huéspedes.
Sí, se requiere una inversión inicial de tiempo y dinero para investigar e implementar estas soluciones. Sin embargo, un enfoque inteligente mejorará la rentabilidad de su propiedad a largo plazo.
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