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Todo, desde la planificación de viajes y la comunicación hasta la reserva y el pago de los viajes, pasó a ser digital hace años.
Entonces, ¿por qué muchos hoteles siguen utilizando contratos en papel a pesar de que llevan mucho tiempo, no son fáciles de usar y, francamente, están desactualizados?
Los contratos en papel también son riesgosos, porque no lo son Compatible con la industria de tarjetas de pago (PCI). Esto expone a su hotel a disputas de pago y a temidas devoluciones de cargo.
Pero hay una forma sencilla y eficaz de abordar este problema: implementar la firma digital de contratos para los hoteles.
Es rápido de configurar, fácil de usar y brinda muchos beneficios para sus clientes y personal.
La firma digital de contratos funciona de manera similar a la firma de un contrato físico, pero implica un formato digital y firmas electrónicas. Este proceso de firma implica un documento PDF que el cliente firma electrónicamente, guarda y te devuelve el contrato. También existen soluciones de contratos digitales como DocuSign o, si prefieres una herramienta centrada en la hostelería, hay Contratos digitales canarios. Sea cual sea la opción que utilice, un documento firmado digitalmente es legalmente vinculante y garantiza que ambas partes aceptan los términos y condiciones.
Es un proceso sencillo tanto para tu equipo como para tus clientes. Solo tienes que seguir estos tres pasos.
Pasar a firmar los contratos digitalmente tiene muchas ventajas, tanto para su equipo como para sus clientes. Repasemos los cinco primeros.
Con los contratos digitales, tus huéspedes ya no tendrán que imprimir, firmar, enviar por fax o escanear los contratos y enviarte por correo electrónico. En su lugar, pueden gestionar el proceso electrónicamente de principio a fin. Siempre que tengan el enlace de acceso y una conexión a Internet, pueden hacerlo desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.
Esto ahorra a sus clientes una inmensa cantidad de tiempo y crea una experiencia general más fluida y positiva. Y dado que apreciarán la facilidad de trabajar contigo, será más probable que recibas negocios y referencias habituales.
Su equipo puede crear un nuevo contrato rápidamente en una plataforma fácil de usar como Contratos digitales canarios. También es fácil editar documentos si los clientes cambian su solicitud, por ejemplo, añaden servicios adicionales o reducen el número de habitaciones.
Y, por supuesto, su personal también se beneficia de no tener que gestionar más copias impresas. En primer lugar, los contratos digitales y la comunicación relacionada son fáciles de almacenar, organizar y recuperar cuando es necesario. En segundo lugar, los empleados ahorran tiempo al introducir manualmente los datos de los formularios de autorización y contratos cumplimentados a mano (por ejemplo, información sobre tarjetas de crédito y facturación).
Por último, las soluciones de contratos digitales pueden integrarse con otros sistemas, p. ej. soluciones de venta de eventos. Esto agiliza aún más todo, desde la facturación y el cobro de depósitos hasta el procesamiento de cuotas o pagos completos.
Es fundamental mantener segura la información confidencial de sus clientes. Confiar en los formularios en papel guardados en carpetas no es un enfoque seguro. Este método pone en riesgo los detalles del pago y facilita el acceso de los delincuentes. Este enfoque tampoco lo es Cumple con PCI aún más, lo que lo hace responsable en caso de una violación de datos.
Utilice un seguro, Solución de firma de contratos digitales compatible con PCI para cubrir estas bases. Cifra y almacena todos los datos relevantes, por lo que puede estar seguro de que la información confidencial está completamente segura.
Además de darte tranquilidad, esto también elimina el riesgo de que los proveedores de pagos impongan importantes multas por incumplimiento. Por último, tus clientes se sentirán más cómodos trabajando contigo cuando sepan que tratas sus datos con cuidado.
La firma digital de contratos y las autorizaciones lo protegen a usted y a sus clientes del fraude con la ayuda de la verificación de la información de pago. Si una tarjeta parece sospechosa, el sistema la marca inmediatamente y bloquea la transacción.
Además de evitar cargar una tarjeta incorrecta o robada, esto también reduce el riesgo de enfrentarse a contracargos y disputas. Si se producen, estás en una posición sólida para enfrentarlos porque los contratos digitales son Cumple con PCI, documentos jurídicamente vinculantes.
Al dejar de necesitar copias impresas para los clientes o para usted, se reduce el uso de papel. Esto ahorra costos y es un paso más hacia volviéndose más ecológico y reducir la huella medioambiental de su hotel. Si bien esto es fantástico por sí solo, también puede ser importante si estás intentando obtener certificaciones de sostenibilidad. Muchas de ellas requieren que dejes de usar papel y eliminar las copias impresas te ayudará a conseguirlo.
Imagine un mundo en el que todos puedan evitar el dolor de cabeza de tener que imprimir, firmar, enviar por fax o escanear y enviar contratos por correo electrónico. En su lugar, toda la documentación se puede completar con unos pocos clics. En pocas palabras, eso es la firma digital de contratos. Es más rápido, seguro y fácil tanto para los clientes como para el personal.
Permite a sus clientes volver a su día a día más rápido. Además, tu equipo dispone de más tiempo para las tareas importantes: garantizar que tus huéspedes y clientes disfruten de una experiencia fantástica.
